Создание команды по реинжинирингу бизнес-процессов

Прежде чем назначить конкретных людей на должности, необходимо, во-первых, выявить основные процессы, существующие в организации, во-вторых, выбрать из них те, над которыми будут проводить реинжиниринг.

Эти две задачи обычно выполняют старшие менеджеры организации. Если реинжиниринг будет проводиться в масштабе всей организации, то эту работу должна выполнять команда при генеральном директоре, если по отдельному направлению деятельности или в подразделении, тогда целесообразно, чтобы эту работу выполнила команда руководителей на данном уровне. Работу по выполнению и выбору процессов должна проводить команда, которая руководит этими процессами.

Командам часто бывает трудно определить ключевые процессы, как правило, из-за того, что они привыкли думать в рамках определенных задач, из которых состоит процесс, и в рамках подразделений, которые отвечают за выполнение этих задач. Как следствие, когда команду просят определить основные бизнес - процессы на ее уровне, она склонна предлагать функции типа «обучение» или «сбыт», или «производство». Однако это функции, а не настоящие процессы, поэтому они не могут войти в реинжиниринг.

Другая трудность заключается в том, что не всегда ясно, насколько обобщенным или детализированным должно быть описание процесса. На одном конце этой шкалы печатание письма можно назвать процессом, а на другом конце процессом является заполнение бланков заказов, которое включает в себя основные виды деятельности, такие, как разработка нового продукта или дистрибуция. Между этими двумя крайностями следует найти ответы на вопросы: включать ли в процесс и какой уровень детализации требуется?

Также сложность состоит в том, чтобы решить, по каким процессам проводить реинжиниринг. Известны такие организации, где реинжиниринг добросовестно проводили по каждому выявленному процессу. В этих условиях проводился не настоящий реинжиниринг, а использовалась усовершенствованная форма решения проблем, внедренная в организации. В этой организации по оказанию услуг считали, что все отделы заняты реинжинирингом своих процессов. Старший менеджер подтвердил, что это занятие стало настоящим кошмаром для персонала. Внутренние консультанты организовали в отделах обучение тому, как следует выявлять процессы и затем улучшать их. Сотни процессов были выявлены в каждом отделе. Очевидно, что такой уровень охвата и детализации, скорее всего, обречет все занятие на неудачу с самого начала.

Из имеющейся практики следует, что решение о том, какие процессы подлежат реинжинирингу, должны приниматься на основе последовательной процедуры отбора, которая отражает стратегическую важность этой задачи и лучше всего выполняется командой старших менеджеров во время специального занятия, когда описываются процессы и выбираются из них подлежащие реинжинирингу. Это называется семинаром по управлению качеством процессов (Process Quality Мanagement - PQM), который рекомендуется организовывать для помощи командам директоров в управлении и улучшении их ключевых процессов. Как правило, семинар проводится в течение двух дней и включает в себя следующие вопросы. В первый день:

- согласование базовых правил;

- формулировка миссии;

- выработка и согласование критических факторов успеха;

- выявление ключевых бизнес - процессов.

Второй день:

- согласование ключевых бизнес - процессов;

- привязка ключевых бизнес - процессов и критических факторов успеха;

- ранжирование процессов;

- выбор процессов для реинжиниринга.

В начале семинара команда должна согласовать набор базовых правил, которых она будет придерживаться. Хотя обычно согласование происходит и на последующих встречах и семинарах, это особенно важно на первом семинаре, поскольку команда будет принимать некоторые критические и стратегические решения, которые непосредственно повлияют на направление реинжиниринговых усилий в будущем, а значит, и на саму организацию.

Другое по теме

Реорганизация предприятия
Предпринимательство является одной из самых динамично развивающихся отраслей современной экономики. Однако даже при таких темпах развития, многие из предприятий оказываются неспособными поспевать за тенденциями экономики современной России. И, как следствие, сдают свои позиции. Во избежание эт ...